1 Bộ Chứng Từ Xuất Khẩu Đầy Đủ

Xuất khẩu hàng hóa là gì? Tìm hiểu bộ chứng từ xuất khẩu hay những giấy tờ cần thiết khi xuất khẩu hàng hóa gồm: hợp đồng thương mại, vận đơn, hóa đơn…

Chứng từ xuất nhập khẩu thường có

Bộ chứng từ xuất nhập khẩu thường có bao gồm những giấy tờ và chứng từ sau:

Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice): Hóa đơn chiếu lệ là một chứng từ thương mại được sử dụng để cung cấp thông tin chi tiết về một giao dịch dự kiến. Hoá đơn này không có giá trị pháp lý như một hóa đơn thương mại chính thức và không thể dùng để thanh toán.

Chứng từ bảo hiểm (Insurance Certificate): Là giấy tờ chứng minh hàng hóa đã được bảo hiểm, bảo vệ tài sản của người mua và người bán khỏi các rủi ro trong quá trình vận chuyển.

Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin): Giấy tờ chứng minh rằng hàng hóa được sản xuất ra từ chính đất nước đó.

Tín dụng thư (L/C – Letter of Credit): Là chứng từ tài chính do ngân hàng phát hành theo yêu cầu của người nhập khẩu. Ngân hàng sẽ cam kết thanh toán cho người bán một khoản tiền nhất định khi người bán đáp ứng đầy đủ các điều kiện đã quy định trong L/C.

Chứng thư kiểm dịch (Phytosanitary Certificate): Là giấy tờ chứng nhận do cơ quan kiểm dịch thực vật và động vật có thẩm quyền cấp, xác nhận rằng lô hàng đã được kiểm tra kỹ lưỡng và đáp ứng các yêu cầu về kiểm dịch của nước nhập khẩu.

Bộ chứng từ xuất nhập khẩu đầy đủ gồm có gì?

Thông thường, bộ chứng từ xuất nhập khẩu được chia thành 3 nhóm gồm:

Những chứng từ khác tùy thuộc vào loại hàng hóa, quốc gia và điều kiện giao dịch.

Chứng từ xuất nhập khẩu bắt buộc

Căn cứ theo Điều 16 của Thông tư 39/2018/TT-BTC, các chứng từ xuất nhập khẩu bắt buộc phải có bao gồm:

Hợp đồng thương mại (Sales Contract): Văn bản pháp lý giữa người bán và người mua, quy định rõ ràng các điều khoản mua bán hàng hóa, bao gồm loại hàng hóa, số lượng, giá cả, điều kiện giao hàng, thanh toán, bảo hiểm và trách nhiệm của các bên...

Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): Chứng từ do người bán lập, ghi rõ chi tiết về hàng hóa xuất khẩu (như tên hàng, số lượng, đơn giá, tổng giá trị, quốc gia xuất xứ...), thông tin về người bán và người mua.

Vận đơn (Bill of Lading - B/L): Chứng từ do hãng vận tải cấp cho người gửi hàng, chứng minh hàng hóa đã được giao cho hãng vận tải để vận chuyển đến địa điểm đã thỏa thuận. Ngoài ra, vận đơn là căn cứ để người nhận hàng nhận hàng hóa tại cảng đến.

Tờ khai hải quan (Customs Declaration): Tờ khai do người khai hải quan lập, cung cấp đầy đủ thông tin về hàng hóa, phương tiện vận chuyển, người khai hải quan... để cơ quan hải quan tiến hành thủ tục hải quan. Tờ khai này là cơ sở để hải quan kiểm tra, đánh giá và quyết định việc cho phép nhập khẩu hoặc xuất khẩu hàng hóa, cũng như để tính thuế và các khoản phí khác.

Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing list): Chứng từ liệt kê chi tiết các loại hàng hóa, số lượng từng loại, quy cách đóng gói, trọng lượng... có trong lô hàng. Chứng từ này giúp cho việc kiểm tra, đối chiếu hàng hóa giữa các bên được thuận tiện hơn, tài liệu tham khảo cho hải quan khi kiểm tra hàng hóa.

Quy trình thực hiện thủ tục hải quan

Quy trình thực hiện thủ tục hải quan để xuất nhập khẩu bao gồm 5 bước sau:

Trước khi làm thủ tục hải quan, nhập và xuất khẩu hàng hoá, bạn cần chuẩn bị bộ chứng từ (đã được nêu trên). Sau đó, bạn điền đầy đủ thông tin vào các mẫu đơn đó và in ra.

VNACCS là phần mềm khai báo hải quan điện tử của Việt Nam. Việc cài đặt phần mềm này giúp doanh nghiệp thực hiện các thủ tục hải quan một cách nhanh chóng và thuận tiện.

Nếu doanh nghiệp bạn chưa có phần mềm, bạn cần cài đặt, tạo tài khoản và cập nhật thông tin doanh nghiệp.

Một số loại hàng hóa cần phải được kiểm tra bởi các cơ quan chuyên ngành như kiểm dịch thực vật, kiểm tra chất lượng sản phẩm... trước khi thông quan. Do đó, bạn cần khai báo với cơ quan để được kiểm tra và ngược lại.

Điền đầy đủ thông tin về lô hàng vào tờ khai hải quan điện tử trên hệ thống VNACCS, khai báo thông tin về hàng hóa, phương tiện vận chuyển, nước xuất xứ/nhập khẩu, các loại thuế, phí…

Lưu ý: Bạn cần khai báo chính xác để tránh sai sót và bị hải quan giữ hàng

Để hoàn tất thủ tục này, bạn cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ như: giấy giới thiệu, tờ khai phân luồng, invoice, packing list, bill of lading và các giấy tờ liên quan khác (nếu có). Sau khi nộp hồ sơ, hải quan sẽ kiểm tra và tiến hành thông quan hàng hóa.

Sau đây là một số lỗi thường gặp, hãy lưu ý để hạn chế rủi ro trong quá trình chuẩn bị bộ chứng từ xuất nhập khẩu. Bởi điều này có thể dẫn đến hậu quả nghiêm trọng cho doanh nghiệp, và nhân viên phụ trách có thể phải chịu phạt nặng.

Sai tên hàng hóa bằng tiếng việt.

Không đồng bộ thông tin trên bộ chứng từ.

Hợp đồng, Invoice thiếu chữ ký.

Mở tờ khai khi chưa đầy đủ giấy phép.

Bộ chứng từ xuất nhập khẩu là yếu tố cốt lõi trong hoạt động thương mại quốc tế. Với những thông tin chi tiết mà InterLOG cung cấp, hy vọng đã giúp bạn nhận ra tầm quan trọng không thể thiếu của bộ chứng từ này và cách chúng được sử dụng hiệu quả trong thực tế.

Offenbar hast du diese Funktion zu schnell genutzt. Du wurdest vorübergehend von der Nutzung dieser Funktion blockiert.

Wenn dies deiner Meinung nach nicht gegen unsere Gemeinschaftsstandards verstößt,

II. Những giấy tờ cần thiết khi xuất khẩu hàng hóa (bộ chứng từ xuất khẩu)

Căn cứ quy định tại Khoản 1 Điều 16 Thông tư 38/2015/TT-BTC (được sửa đổi bởi Khoản 5 Điều 1 Thông tư 39/2018/TT-BTC ngày 20 tháng 4 năm 2018), những chứng từ xuất khẩu hàng hóa bắt buộc phải có bao gồm:

1. Hợp đồng thương mại (Sales Contract)

Hợp đồng thương mại là văn bản thỏa thuận giữa người mua và người bán để thiết lập, điều chỉnh, chấm dứt các quyền và nghĩa vụ trong hoạt động thương mại.

Những nội dung cơ bản có trong hợp đồng thương mại bao gồm:

2. Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)

Hóa đơn thương mại là chứng từ thương mại mà người bán phát hành cho người mua để xác nhận giao dịch mua bán giữa các bên. Ngoài ra, hóa đơn thương mại còn là căn cứ quan trọng để tính thuế xuất nhập khẩu và dùng để đối chiếu với các chứng từ khác trong quá trình làm thủ tục xuất nhập khẩu.

Hóa đơn thương mại được phát hành sau khi người bán gửi hàng hoặc sau khi đóng gói xong hàng vào container vì khi đó đã có thông tin chính xác về số lượng, chủng loại hàng...

Hóa đơn thương mại không có mẫu dùng chung mà doanh nghiệp sẽ tự thiết kế theo nhu cầu sử dụng. Nội dung chính cơ bản trên hóa đơn bao gồm:

3. Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List)

Phiếu đóng gói hàng hóa là chứng từ quan trọng cung cấp thông tin chi tiết về các mặt hàng đã được đóng gói trong lô hàng, phiếu này giúp đảm bảo việc vận chuyển và giao hàng hóa được tiến hành chính xác.

Phiếu đóng gói hàng hóa thường có 3 loại:

Tùy vào mục đích sử dụng và thỏa thuận giữa hai bên, mẫu phiếu đóng gói hàng hóa sẽ bao gồm các thông tin cơ bản sau:

Vận đơn (B/L) là chứng từ chuyên chở hàng hóa bằng đường biển, chứng từ này đóng vai trò quan trọng trong vận chuyển hàng hóa do chính người vận chuyển phát hành. Trong đó, người vận chuyển sẽ xác nhận hàng hóa đã được vận chuyển và cam kết rằng số hàng hóa đó sẽ đến tay người mua tại cảng đích với tình trạng tốt và đầy đủ số lượng như được ghi trên giấy tờ.

Vận đơn hiện có 4 loại chính được phân loại theo phương tiện vận tải là:

Trong vận đơn sẽ thể hiện các nội dung chính như:

5. Tờ khai hải quan (Customs Declaration)

Tờ khai hải quan là văn bản mà nhà xuất khẩu cần phải khai báo chi tiết về lô hàng theo yêu cầu của cơ quan hải quan khi có hoạt động xuất khẩu.

Sau khi tiếp nhận tờ khai hải quan, bên hải quan sẽ trả kết quả phân luồng. Cụ thể được chia làm 3 luồng như sau:

Ngoài những giấy tờ bắt buộc trên thì một số chứng từ khác cũng cần có trong bộ chứng từ xuất khẩu như: giấy chứng nhận chất lượng, chứng nhận kiểm định, giấy chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm…